Le consentement à l’enregistrement, en termes simples

En bref

C’est vous qui enregistrez. Notepik est l’outil, vous en êtes l’utilisateur. Quand notre bot rejoint votre appel, l’enregistrement vous appartient, il est réalisé sur votre instruction, et la responsabilité juridique d’avoir l’autorisation de le faire vous incombe, à vous et à votre organisation.

En pratique, c’est simple : annoncez au début de l’appel qu’il est enregistré et pourquoi, et laissez à quiconque s’y oppose la possibilité de le dire. C’est exactement ce qu’exigent presque toutes les juridictions qui encadrent cette pratique.

Ce que le bot fait pour vous

Le bot d’enregistrement n’est pas caché. Quand il rejoint un appel Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, il apparaît dans la liste des participants sous un nom que vous choisissez, pour que chacun puisse voir que quelque chose capte la réunion. La plupart des plateformes affichent en plus leur propre indicateur d’enregistrement, et certaines l’annoncent à voix haute.

Nous ne proposons volontairement aucun mode d’enregistrement silencieux ou déguisé. Une fonctionnalité dont le seul but est d’empêcher les gens de remarquer qu’ils sont enregistrés est une fonctionnalité faite pour enfreindre la loi.

Quand l’accord d’une seule personne ne suffit pas

Le droit du consentement se divise grosso modo en deux camps. Dans les juridictions à consentement d’une seule partie, il est légal d’enregistrer une conversation à laquelle vous participez. Dans les juridictions à consentement de toutes les parties, chaque participant doit donner son accord.

Aux États-Unis, les États suivants exigent le consentement de toutes les parties, et plusieurs traitent une infraction comme une affaire pénale plutôt que civile :

• Californie, Connecticut, Delaware, Floride, Illinois, Maryland
• Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire
• Oregon, Pennsylvanie, Washington

Pour un appel réunissant plusieurs États, partez du principe que la règle la plus stricte s’applique. Si un seul participant se trouve en Californie, traitez tout l’appel comme soumis au consentement de toutes les parties.

Europe et Royaume-Uni

Au regard du RGPD et du RGPD britannique, l’enregistrement d’une personne identifiable est une donnée personnelle, et la transcription de ses propos l’est tout autant. Vous devez disposer d’une base légale pour la traiter, informer les personnes que vous le faites, et elles conservent des droits sur ces données, dont celui d’en demander une copie ou la suppression. Le consentement est une base légale ; l’intérêt légitime en est une autre, souvent plus praticable pour les réunions internes, mais elle suppose que vous l’ayez réellement mis en balance.

Canada, Australie et ailleurs

La loi canadienne PIPEDA et l’Australian Privacy Act aboutissent à peu près au même point : prévenir les personnes, avoir une raison, et respecter les demandes concernant leurs données. Plusieurs provinces canadiennes exigent en outre le consentement de toutes les parties à une conversation enregistrée. Si vous exercez dans un pays qui n’est pas cité sur cette page, le choix prudent est de considérer que le consentement de toutes les parties s’applique et de l’annoncer en début d’appel.

Les réunions qui méritent réflexion

Certaines conversations impliquent des obligations qui vont au-delà du consentement, et leur enregistrement crée une trace qui peut être produite en justice, devoir être déclarée, ou simplement causer du tort :

• Les échanges couverts par le secret professionnel de l’avocat
• Tout ce qui touche à des données de santé, en particulier au regard de la loi américaine HIPAA
• Les questions RH : réclamations, entretiens disciplinaires, licenciements
• Les entretiens avec des candidats, qui n’ont encore consenti à rien
• Les appels où un participant a dit non

Si quelqu’un s’y oppose, la réponse est d’arrêter l’enregistrement, et non de l’enregistrer malgré tout pour tout supprimer ensuite. Vous pouvez retirer le bot à tout moment pendant l’appel, et l’enregistrement partiel peut être supprimé depuis la page de la réunion.

Ce que nous faisons pour vous aider à respecter vos obligations

• Le bot est toujours visible dans la liste des participants, sous un nom que vous définissez
• Vous pouvez le retirer d’un appel à tout moment
• Toute réunion peut être supprimée, ce qui efface l’enregistrement, la transcription et le résumé
• L’accès est limité à l’espace de travail : un enregistrement n’est jamais visible en dehors
• Chaque enregistrement est chiffré au repos et accessible uniquement par des liens signés de courte durée, jamais par une URL publique

Une formule suggérée

Prononcée au début d’un appel, cette formule satisfait l’obligation d’information dans la plupart des juridictions :

« Avant de commencer : j’enregistre cet appel pour disposer de notes et d’actions fidèles, et l’enregistrement sera partagé avec notre équipe. Dites-le maintenant si vous préférez que je ne le fasse pas. »

Pour les appels externes, indiquer la même chose dans l’invitation d’agenda permet aux personnes de s’y opposer avant d’être mises devant le fait accompli.

Ceci est un guide, pas un conseil juridique

Nous avons rédigé cette page pour qu’elle soit réellement utile, et non pour nous protéger, mais elle résume un domaine complexe et nous ne sommes pas vos avocats. Si vous enregistrez des réunions entre plusieurs pays, dans un secteur réglementé ou avec des personnes extérieures à votre organisation, demandez un conseil adapté à votre situation.

Les étapes pratiques pour enregistrer un appel, y compris l’endroit où le bot apparaît et la façon de le retirer en cours d’appel, se trouvent dans le guide.

Les questions sur la façon dont Notepik traite les données elles-mêmes trouvent leur réponse dans notre politique de confidentialité et notre présentation de la sécurité. Pour toute autre question, écrivez à privacy@notepik.com.