الموافقة على التسجيل، بعبارات واضحة

باختصار

أنت من يسجّل. Notepik هو الأداة وأنت مستخدمها. فحين ينضم البوت الخاص بنا إلى مكالمتك، يكون التسجيل ملكك، ويتم بتعليمات منك، وتقع المسؤولية القانونية عن الحصول على الإذن بإجرائه عليك وعلى مؤسستك.

عمليًا، الأمر بسيط: أخبر الحاضرين في بداية المكالمة أنها تُسجَّل ولماذا، وأتح لمن يعترض أن يقول ذلك. وهذا بالضبط ما يكفي في معظم الولايات القضائية التي تنظّم هذا الأمر.

ما يفعله البوت نيابةً عنك

بوت التسجيل ليس مخفيًا. فحين ينضم إلى مكالمة على Zoom أو Google Meet أو Microsoft Teams، يظهر في قائمة المشاركين باسم تتحكم فيه، ليرى كل الحاضرين أن شيئًا ما يسجّل الاجتماع. وتعرض معظم المنصات أيضًا مؤشر التسجيل الخاص بها، وبعضها يعلن عنه صوتيًا.

لا نقدّم عن قصد أي وضع تسجيل صامت أو متخفٍّ. فالميزة التي لا غرض لها إلا منع الناس من ملاحظة أنهم يُسجَّلون هي ميزة لمخالفة القانون.

متى لا تكفي موافقة شخص واحد

ينقسم قانون الموافقة تقريبًا إلى فئتين. ففي الولايات القضائية التي تعتمد موافقة طرف واحد، يجوز قانونًا تسجيل محادثة أنت طرف فيها. أما في الولايات القضائية التي تشترط موافقة جميع الأطراف، فيجب أن يوافق كل مشارك.

في الولايات المتحدة، تشترط الولايات التالية موافقة جميع الأطراف، وتعدّ عدة منها المخالفة مسألة جنائية لا مدنية:

• كاليفورنيا وكونيتيكت وديلاوير وفلوريدا وإلينوي وماريلاند
• ماساتشوستس وميشيغان ومونتانا ونيفادا ونيوهامبشير
• أوريغون وبنسلفانيا وواشنطن

في مكالمة تجمع أطرافًا من عدة ولايات، الافتراض الآمن هو أن القاعدة الأشد هي التي تنطبق. فإن كان مشارك واحد في كاليفورنيا، فتعامل مع المكالمة كلها على أنها تشترط موافقة جميع الأطراف.

أوروبا والمملكة المتحدة

بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي ونظيرتها في المملكة المتحدة، يُعدّ تسجيل شخص يمكن التعرّف عليه بيانات شخصية، وتفريغ ما قاله بيانات شخصية أيضًا. وتحتاج إلى أساس قانوني لمعالجتها، ويجب أن تُعلم الأشخاص بذلك، ويحتفظون بحقوق عليها منها حق طلب نسخة منها أو حذفها. والموافقة أساس قانوني، والمصلحة المشروعة أساس آخر وكثيرًا ما يكون الأنسب للاجتماعات الداخلية، لكنه يتطلب أن تكون قد وازنته فعلًا.

كندا وأستراليا وغيرهما

ينتهي قانون PIPEDA الكندي وقانون الخصوصية الأسترالي إلى النتيجة نفسها تقريبًا: أبلغ الأشخاص، وليكن لديك سبب، واحترم طلباتهم المتعلقة ببياناتهم. وتشترط عدة مقاطعات كندية أيضًا موافقة جميع أطراف المحادثة المسجّلة. وإن كنت تعمل في مكان غير مذكور في هذه الصفحة، فالخيار الآمن افتراضيًا هو أن تعدّ موافقة جميع الأطراف شرطًا وأن تعلن ذلك في بداية المكالمة.

اجتماعات تستحق التفكير مرتين

بعض المحادثات تترتب عليها التزامات تتجاوز الموافقة، وتسجيلها يُنشئ سجلًا قد يُطلب تقديمه أمام القضاء، أو يجب الإبلاغ عنه، أو قد يكون ببساطة ضارًّا:

• المحادثات المشمولة بالسرية المهنية للمحامي
• كل ما يتعلق بمعلومات صحية، ولا سيما بموجب قانون HIPAA الأمريكي
• شؤون الموارد البشرية: التظلّمات وجلسات التأديب وإنهاء الخدمة
• مقابلات المرشحين، الذين لم يوافقوا على شيء بعد
• المكالمات التي رفض فيها أحد المشاركين

إن اعترض أحدهم، فالحل هو إيقاف التسجيل، لا تسجيله رغم ذلك ثم الحذف لاحقًا. ويمكنك إخراج البوت في أي وقت أثناء المكالمة، ويمكن حذف التسجيل الجزئي من صفحة الاجتماع.

ما نفعله لتتمكن من الوفاء بالتزاماتك

• البوت ظاهر دائمًا في قائمة المشاركين، باسم تحدّده أنت
• يمكنك إخراجه من المكالمة في أي لحظة
• يمكن حذف أي اجتماع، فيُحذف التسجيل والتفريغ والملخص
• الوصول مقصور على مساحة العمل، فلا يظهر التسجيل أبدًا خارجها
• كل تسجيل مشفّر عند التخزين ولا يمكن الوصول إليه إلا عبر روابط موقّعة قصيرة الأجل، لا عبر رابط عام أبدًا

صيغة مقترحة

إذا قيلت في بداية المكالمة، فهي تستوفي شرط الإشعار في معظم الولايات القضائية:

«قبل أن نبدأ: أسجّل هذه المكالمة لنحصل على ملاحظات ومهام دقيقة، وسيُشارَك التسجيل مع فريقنا. قل الآن إن كنت تفضّل ألّا أفعل.»

في المكالمات مع أطراف خارجية، يمنح ذكرُ الأمر نفسه في دعوة التقويم الأشخاصَ فرصة الاعتراض قبل أن يُوضعوا أمام الأمر الواقع.

هذا إرشاد، لا استشارة قانونية

كتبنا هذه الصفحة لتكون مفيدة فعلًا لا لنحمي أنفسنا، لكنها ملخص لمجال معقّد ولسنا محاميك. فإن كنت تسجّل اجتماعات عبر الحدود، أو في قطاع خاضع للتنظيم، أو مع أشخاص من خارج مؤسستك، فاحصل على استشارة تراعي ظروفك.

الخطوات العملية لتسجيل مكالمة، بما فيها مكان ظهور البوت وطريقة إخراجه أثناء المكالمة، موجودة في الدليل.

الأسئلة عن طريقة تعامل Notepik مع البيانات نفسها تجيب عنها سياسة الخصوصية ونظرة عامة على الأمان. ولأي أمر آخر، راسلنا على privacy@notepik.com.