Tout ce qu’il vous faut, de votre premier appel au cinquantième

C’est vous qui enregistrez. Notepik est l’outil, vous en êtes l’utilisateur. La responsabilité juridique d’avoir obtenu l’autorisation vous incombe, à vous et à votre organisation, et non à nous.

En pratique, c’est simple : annoncez au début de l’appel qu’il est enregistré, et laissez à quiconque s’y oppose la possibilité de le dire. Cela suffit dans presque toutes les juridictions qui encadrent cette pratique.

Notre bot est toujours visible dans la liste des participants, sous un nom que vous choisissez. Nous ne proposons pas de mode d’enregistrement caché, et c’est voulu : une fonctionnalité dont le seul but est d’empêcher les gens de remarquer qu’ils sont enregistrés est une fonctionnalité faite pour enfreindre la loi.

Certaines réunions ne devraient pas être enregistrées du tout : les échanges couverts par le secret professionnel, tout ce qui touche à des données de santé, les réclamations RH et les entretiens disciplinaires, ainsi que les entretiens avec des candidats qui n’ont encore consenti à rien. Si quelqu’un s’y oppose en cours d’appel, retirez le bot plutôt que de l’enregistrer malgré tout.

Recherche

Tapez ce dont vous vous souvenez, pas le nom de la réunion. La recherche couvre les titres, les résumés et la transcription complète, et affiche le passage correspondant avec un horodatage pour arriver au moment exact. Les résultats ne débordent jamais sur un autre espace de travail.

Commentaires

Répondez à une ligne précise de la transcription plutôt qu’à la réunion en général : la discussion reste à côté de ce dont elle parle. Tapez @ suivi du nom d’un collègue pour le mentionner ; il reçoit un e-mail contenant le commentaire.

Étiquettes

Regroupez les réunions par client, projet ou thème, puis filtrez toute la bibliothèque sur l’un d’eux. Si vous travaillez pour des clients, étiquetez par compte dès le premier jour. Cela ne coûte rien maintenant et vous fera gagner un après-midi plus tard.

• Une réunion est rédigée. À tous les membres de l’espace de travail, avec le résumé et les décisions.
• Une action vous est attribuée. Uniquement à la personne concernée. Jamais à celle qui l’a attribuée.
• Quelqu’un vous mentionne dans un commentaire. Avec le commentaire cité, pour que vous puissiez juger s’il vous concerne.
• Votre récapitulatif quotidien ou hebdomadaire. Sur abonnement, par espace de travail. Activez-le dans les Paramètres.
• Avis de facturation et de compte. Reçus, paiements échoués, rappels de fin d’essai. Pour les propriétaires uniquement.

Obtenir une clé d’API

Allez dans Paramètres, puis API et webhooks, donnez à la clé le nom de l’outil qui l’utilisera et créez-la. Copiez-la tout de suite : elle n’est affichée qu’une fois, et nous n’en conservons qu’une empreinte, elle ne peut donc plus être affichée. Si vous la perdez, révoquez-la et créez-en une autre.

Une clé est en lecture seule. Elle peut lister vos réunions et vos actions, et récupérer une réunion avec son résumé, ses décisions et ses actions, ou sa transcription si vous la demandez. Elle ne peut rien modifier ni supprimer, et elle ne voit jamais que son propre espace de travail. Chaque clé peut effectuer 120 requêtes par minute. La page des paramètres indique les adresses et un exemple.

Recevoir un webhook quand un compte rendu est rédigé

Ajoutez une adresse https sous Webhooks. Notepik lui envoie une requête signée chaque fois qu’une réunion est rédigée, avec le résumé, les décisions clés et les actions. Utilisez Envoyer un événement de test pour vérifier que l’adresse fonctionne. Un envoi qui échoue est retenté pendant environ neuf heures puis abandonné, et les plus récents sont listés sous le point de terminaison pour que vous voyiez ce qui s’est passé. Les adresses situées sur des réseaux privés sont refusées.

Chaque requête porte un en-tête Notepik-Signature. Vérifiez-le avec votre secret de signature (affiché lui aussi une seule fois) avant de faire confiance à la requête. La page des paramètres donne la méthode exacte.

Zapier, Make et n8n

Rien à installer, et aucune fiche à chercher. Dans l’outil, créez un déclencheur qui reçoit un webhook, copiez l’adresse qu’il vous donne dans Notepik comme point de terminaison, et chaque réunion rédigée lance votre automatisation. Pour récupérer davantage de données dans une étape suivante, appelez l’API avec une clé.

• Une heure, c’est une heure d’enregistrement. Un appel de 45 minutes consomme 45 minutes. Relancer l’analyse d’une réunion que vous avez déjà ne coûte rien.
• Épuiser son quota suspend les nouveaux enregistrements. Rien n’est supprimé, et aucun dépassement que vous n’avez pas choisi ne vous est facturé. Nous prévenons le propriétaire par e-mail à 80 %.
• Les sièges, ce sont des personnes, et les invitations en attente comptent. Vous ne pouvez donc pas dépasser votre formule par erreur.
• Carte bancaire ou PayPal. Les deux fonctionnent de la même manière et ne changent rien à ce que vous obtenez.
• Changer de formule. Résiliez la formule actuelle dans les paramètres de facturation (elle reste active jusqu’à la fin de la période payée), puis choisissez la nouvelle : vous n’êtes jamais facturé pour deux formules à la fois.

Les prix actuels et le contenu de chaque formule figurent sur la page Tarifs. La facturation se trouve dans les Paramètres et n’est visible que par le propriétaire de l’espace de travail.

Seul le propriétaire peut fermer un espace de travail, depuis les Paramètres, et seulement après avoir saisi son nom. Cette friction est volontaire : la fermeture programme la suppression définitive de toutes les réunions qu’il contient.

Le bot n’a jamais rejoint l’appel

Presque toujours à cause d’une salle d’attente. Quelqu’un dans la réunion doit l’admettre, comme n’importe quel invité. Vérifiez aussi que le lien était bien le lien de participation et non une page d’agenda, et que la réunion n’était pas déjà terminée.

Une réunion est en cours de traitement depuis longtemps

Laissez-lui quelques minutes ; les longues réunions prennent plus de temps car il y a plus à lire. Si elle est toujours en cours après cela, elle se terminera d’elle-même ou sera marquée en échec avec une raison, et une tâche en arrière-plan la relancera. Rien n’est perdu dans les deux cas.

Une réunion est marquée en échec

Ouvrez-la et cliquez sur Réessayer. La transcription est déjà enregistrée : un nouvel essai ne coûte que la rédaction du compte rendu. Si l’échec se répète, la raison est affichée sur la page et mérite de nous être transmise.

Le résumé s’est trompé

Cela arrive de temps en temps, et c’est pour cela que la transcription se trouve en dessous. Modifiez librement les actions. Si le résumé est très faux sur une réunion ordinaire, prévenez-nous en indiquant le titre de la réunion : c’est exactement le genre de cas que nous voulons voir.

Quelqu’un ne voit pas une réunion

Vérifiez qu’il se trouve dans le bon espace de travail et qu’il a un rôle supérieur à lecteur s’il doit modifier quelque chose. Une réunion n’est jamais visible en dehors de l’espace de travail où elle a été enregistrée.

La lecture de l’enregistrement ne démarre pas

Un appel enregistré par le bot est conservé par notre prestataire d’enregistrement pendant une durée limitée : un enregistrement ancien peut avoir disparu. La transcription, le résumé et les actions sont toujours là. Un enregistrement importé se lit tant que la réunion existe. Si un enregistrement récent ne démarre pas, réessayez dans un instant et prévenez-nous si cela se répète.

Mon webhook ne reçoit plus d’événements

Ouvrez Paramètres, puis « API et webhooks », et regardez les envois récents du point de terminaison : chacun de ceux qui ont échoué indique pourquoi, par exemple votre serveur qui répond par une erreur. Corrigez cela, puis utilisez **Envoyer un événement de test**. Un envoi qui échoue six fois est abandonné, et l’adresse doit être joignable en https depuis Internet.